Aquisição de Arquivos
Aquisição de património arquivístico
A preservação ativa do património documental é uma das funções nucleares do ADP. Consideramos, no entanto, que a preservação deve sempre ser considerada numa perspetiva proactiva e não meramente passiva.
Apostamos decididamente na aquisição de núcleos documentais de famílias, pessoas, organismos públicos e privados, que pelo seu significado cultural e a sua relevância para a preservação e compreensão da memória social tenham adquirido o direito de serem conservados definitivamente.
A visão do Arquivo Distrital do Porto nesta área não se esgota, portanto, nos documentos sujeitos por lei (Decretos-Lei 149/83 e 47/2004) a transferências periódicas e obrigatórias, mas igualmente na incorporação de núcleos documentais votados ao abandono e em risco objetivo de desvanecimento de informação ou desaparecimento por deterioração (Decreto-lei 16/93, de 23 de Janeiro).
Visando o apoio nos processos de aquisição, desenvolveu-se no âmbito do projeto DigitArq uma aplicação que permite às entidades que enviam a documentação para o Arquivo, a elaboração das listas da documentação e a produção automática do auto de entrega e da guia de remessa. A informação ali colocada é, depois de validada, automaticamente carregada na base de dados de descrição arquivística DigitArq, podendo ficar imediatamente disponível ao utilizador, facto este muito relevante quando se trata de documentação ainda com valor administrativo, como é o caso da que é objeto de incorporação obrigatória.
Incorporações obrigatórias
O Arquivo Distrital do Porto é responsável pelos processos de incorporação obrigatórios referentes aos:
- arquivos dos serviços da administração central desconcentrada do distrito do Porto (registo civil, notários, tribunais…)
- arquivos das empresas públicas situadas na área geográfica correspondente à sua sede;
- arquivos de empresas públicas em processo de privatização ou de cisão da área geográfica correspondente à sua sede;
- os arquivos de serviços extintos e documentação proveniente de funções extintas em organismos e serviços da administração central desconcentrada da respetiva área.
As incorporações de documentos, nestes casos, seguem uma série de procedimentos pré-definidos através de um fluxograma de atividades estabelecido pelo ADP e em que o processo de transferência é sempre desencadeado pela instituição que pretende incorporar (conservatória, cartório ou tribunal…).
A instituição interessada deverá obrigatoriamente preencher um formulário de identificação e descrição sumária da documentação a transferir, para que o processo de incorporação se desenvolva. Este formulário poderá ser preenchido e enviado para o ADP através deste sítio ou através de contacto por outros meios de comunicação normais (correio, fax, telefone).
Aquisições não obrigatórias
A preservação de acervos documentais que tenham adquirido o direito de serem definitivamente conservados pode passar pela sua aquisição, nomeadamente, por doação, depósito ou outra forma legal, através de um protocolo específico elaborado caso a caso. Qualquer entidade detentora de um núcleo documental de instituições públicas ou privadas ou, ainda, de famílias e pessoas poderá solicitar ao ADP a receção desse conjunto documental.
Algumas doações e depósitos já efetuadas, não necessariamente derivadas de outras intervenções como a consultoria e o apoio técnico, são o reconhecimento do esforço e empenho do Arquivo, da qualidade dos seus serviços e, também, da responsabilidade cívica dos doadores.
Procedimentos, normas e orientações
É de incorporação obrigatória nos Arquivos Distritais, a documentação prevista no artigo 4.º do Decreto-Lei 47/2004, que define o Regime Geral de Incorporações, sem prejuízo do disposto na legislação vigente, nomeadamente no artigo 3.º do Decreto-Lei 149/83.
A documentação a incorporar encontra-se em fase de vida inativa, em que deixou de ter utilidade administrativa e processual para a entidade produtora. Trata-se no entanto de documentação considerada de conservação definitiva atendendo às suas características avaliadas como de valor arquivístico, informativo e cultural.
Por esse facto, a transferência para o Arquivo Distrital do Porto constitui um processo delicado e tecnicamente complexo e moroso, atendendo que, justamente pelo seu valor, a documentação deverá ser incorporada nas melhores condições de identificação, tratamento e acondicionamento físico [interno > fich. 4.2.4 Preservação e conservação] de modo a estar acessível à consulta o mais rapidamente possível.
Considera-se ainda que, de acordo com o Decreto-Lei 16/93 de 23 de Janeiro, a correta gestão documental e conservação do património documental é uma responsabilidade partilhada por todos os intervenientes na cadeia de produção, gestão e conservação documentais e não apenas das instituições específicas de Arquivo.
Assim, qualquer incorporação no Arquivo Distrital do Porto efetua-se cumprindo as seguintes condições:
1. A entidade remetente solicita ao ADP a incorporação enviando os formulários de identificação e diagnóstico da documentação preenchidos.
2. Considerando a necessidade do processo decorrer com a máxima celeridade possível, a entidade remetente designa como interlocutor do ADP um funcionário com suficiente delegação de competências para tomar decisões imediatas relativamente à incorporação e gestão da documentação a transferir.
3. A documentação a incorporar deve ser higienizada através dos métodos tidos pelo ADP como mais convenientes.
4. No caso de se verificar situações particulares como humidade acentuada, fungos ou insetos, a entidade remetente procederá a processos de estabilização da documentação, nomeadamente as desinfestações, validados pelo ADP.
5. A documentação deve ser identificada, ordenada e instalada de acordo com as indicações fornecidas pelo ADP.
6. A entidade remetente deve preencher, sob instruções dadas pelo ADP, na aplicação “Software de Aquisições do DigitArq”, que lhe será cedida, os dados referentes à documentação, produzindo a lista de unidades de instalação/documentos a transferir e a respetiva guia de remessa e auto de entrega.
7. A transferência tem de ser acompanhada por um funcionário designado pela entidade remetente o qual faz uma primeira conferência da documentação juntamente com um técnico do Arquivo Distrital do Porto.
8. O ADP coordena tecnicamente o processo, dando igualmente apoio à instituição remetente, realizando as reuniões consideradas necessárias.