Instruções de preenchimento

A informação que vai inserir é fundamental para o desenvolvimento de todo o processo de aquisição pelo ADP de um fundo arquivístico (incorporação, doação…). É importante que ela seja rigorosa.

Antes de preencher, leia, por favor, o texto "Procedimentos, normas e orientações". Se tiver dúvidas, não hesite em contactar-nos.

O preenchimento do formulário seguinte e o seu envio pela Internet é o modo mais prático e rápido de iniciar o processo. Se porventura pretender efectuá-lo de outro modo, pode descarregá-lo para o seu computador, preenchê-lo e imprimir.

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Descarregar em formato PDF

No preenchimento, observe, por favor, as seguintes indicações:

Parte 1

Responsável: indique o responsável pelo serviço ou instituição. Caso haja uma pessoa com as responsabilidades atribuídas para este processo ( v. ponto 8 do documento referido ), queira indicá-lo também.

Parte 2

2.1 Âmbito cronológico: trata-se do período abrangido pela documentação. Se não for possível indicar datas exactas, dê-nos essa informação nas “observações”. Indique as datas completas no formato normalizado: ano-mês-dia, p. e., 2007-01-31.

2.2. Elementos de recuperação de informação: se existirem em formato electrónico, indique-nos o formato dos mesmos (texto, Word, Excel, base dados…). Se for uma aplicação proprietária, indique-nos o formato de saída (output) desses dados, se existir.

2.3 Metragem: a indicação actual é a da documentação a ser transferida (não incluir documentação eliminada nos termos legais); a indicação do crescimento reporta-se também à documentação a transferir posteriormente.

2.5 Estado de conservação: existência de fungos, insectos e/ou indique as causas da degradação, nomeadamente, acidente (incêndio, infiltração de água).

Parte 3

3.1 Localização: se estiver repartida por mais do que um dos tipos de locais assinalados, indique nas observações qual a respectiva quantidade: em percentagem, número de unidades ou metros lineares.