Desde final de 2015 que a série documental Processos de Passaporte se encontra a ser intervencionada no âmbito de um projeto de digitalização, com vista à sua disponibilização futura via web.
Prevê-se que, com este projeto, fiquem disponíveis para consulta e descarregamento gratuito cerca de 2 milhões de imagens digitais relativas a processos de passaportes produzidos entre 1905 e 1944 (passaportes de imigrantes) e de 1924 a 1969 (passaportes de viajantes).
No entanto, atendendo às características da documentação em causa e à amplitude do projeto, a consulta, quer por utilizadores internos, quer externos, de um ou mais processos de passaporte no Serviço de Referência e Leitura, até à conclusão do projeto, passou a observar um conjunto de procedimentos, com repercussões internas e externas:
1. Caso o(s) processo(s) esteja(m) em tratamento, o utilizador só poderá consultá-lo(s) após a conclusão das tarefas inerentes ao projeto de digitalização que o ADP está a desenvolver.
2. Esta informação pode ser prestada presencialmente, via telefónica ou por e-mail
3. Consulta do(s) processo(s) original(ais):
3.1 A consulta é realizada processo a processo;
3.2 O Técnico Superior do SRL tem obrigatoriamente de verificar, na presença do utilizador, o número total de unidades arquivísticas de cada processo (inclusive fotografias) a consultar, registar na requisição essa informação e solicitar ao leitor uma assinatura;
3.3 O leitor terá acesso ao(s) processo(s) depois de assinar a requisição na mesma linha e a seguir ao registo preenchido da forma descrita;
3.4 O Técnico Superior do SRL, no final da consulta de cada processo e da sua entrega, tem obrigatoriamente de verificar, na presença do utilizador, o número total de unidades arquivísticas de cada processo consultado, conferir com a informação registada na requisição e assinar;
3.5 Só é possível a consulta presencial de um máximo de dez processos por dia (=10 pedidos de consulta presencial).
3.6 A consulta de mais de dez processos obriga à formalização de um pedido antecipado de consulta, com a antecedência mínima de 36 horas, para preparação dos documentos a serem disponibilizados (colocação das cotas e fantasmas). Considerando que a descrição arquivística está feita ao nível da unidade de instalação (UI=caixa), é obrigatório referir o n.º dos processos que se pretende consultar, nessa UI, no campo informação adicional.
Durante o processo de digitalização, que inclui também todo o tempo necessário à preparação da documentação, os documentos ficarão indisponíveis para consultas presenciais e para pedidos antecipados de consulta. O sistema permite a submissão de pedidos de reprodução, mas estes serão sujeitos a demora.
Daremos conta da evolução do processo nos canais de comunicação do Arquivo Distrital do Porto, agradecendo desde já a melhor compreensão de todos para os incómodos causados.
2016-01-14