Referência e leitura

Apontar pistas,  caminhos, possibilidades de pesquisa. Referir hipóteses, por vezes certezas... localizar documentos, orientar o leitor, ouvir vontades, esperanças, problemas, por vezes administrativa ou pessoalmente decisivos... O testamento que granjeará a posse, o processo judicial onde terão sido em tempos (in)justamente repartidas heranças, os estatutos de qualquer obscuro organismo subitamente tornado fundamental...

Disponibilizar/comunicar a informação contida nos documentos custodiados é uma função nuclear do ADP.
No entanto, por detrás do simples ato de solicitar um documento, encontra-se um conjunto diversificado e complexo de tarefas realizadas para o serviço do leitor e do cidadão.
A organização, ordenação e descrição dos fundos documentais, a transferência de suportes e a disponibilização automatizada da informação são algumas dessas tarefas que permitem ao leitor descobrir o que procura.

No ADP consideramos como prioritário proporcionar ao utilizador cada vez mais e melhores possibilidades de pesquisa, auxiliá-lo e conduzi-lo ao encontro das suas vontades e necessidades de informação, elucidá-lo sobre o universo documental de um arquivo, formas de acesso, métodos de descoberta... 

Características dos documentos neste Arquivo

Os documentos custodiados pelo Arquivo têm características particulares que os diferenciam de documentos encontrados em outras unidades de informação, nomeadamente em bibliotecas ou centros de documentação.

Apresentam diferentes e variados formatos: maços, livros, rolos; e acondicionam-se em caixas, maços, pastas, etc.

Têm diferentes tipos de suporte: pergaminho, papel, película, CD-ROM etc.

Na sua grande maioria são manuscritos em diversos estilos e formas de letras – visigótica, processada, encadeada etc. – e, portanto, podem apresentar dificuldades de leitura, existindo ainda documentos datilografados e impressos, além dos digitais.

São documentos únicos que evidenciam atividades e funções de organismos/instituições, pessoas e famílias.
Atendendo à sua extensão, cerca de 12 Km de documentos, e às características internas de produção e constituição natural de séries, só excepcionalmente justificam o tratamento individualizado de tipo catálogo. Para ser possível ao utilizador obter uma visão do conjunto dos documentos, a descrição em arquivos, utilizando técnicas multinível, desce do geral ao particular usando os seguintes níveis de descrição:

Fundo (F)
É o nível mais importante. Um fundo é um conjunto de documentos criados organicamente e/ou acumulados e utilizados por uma pessoa individual ou colectiva no exercício das suas funções e atividades. A determinação de um fundo deve respeitar o princípio da proveniência.

Secção (SC)
Constitui uma subdivisão orgânica e/ou funcional do FUNDO.

Subsecção (SSC)
Corresponde a uma subdivisão orgânico e/ou funcional de uma SECÇÃO.

Série (SR)
Corresponde a uma unidade arquivística constituída por um conjunto de documentos simples ou compostos a que, originalmente, foi dada uma ordenação sequencial, de acordo com um sistema de recuperação da informação. Em princípio, os documentos de cada série deverão corresponder ao exercício de uma mesma função ou atividade, dentro da mesma área de atuação.

Subsérie (SSR)
É uma subdivisão da SÉRIE.

Documento composto / Processo (DC)
Unidade organizada de documentos juntos, quer para utilização corrente pelo seu produtor, quer no decurso da organização de um fundo, porque se referem a um mesmo tema, atividade ou transação, sujeito a tramitação própria, normalmente regulamentada.

Documento (D)
A mais pequena unidade arquivística intelectualmente indivisível. Embora não sendo considerados níveis de descrição, podem existir, ainda, unidades arquivísticas com funções primordiais de gestão, de entre as quais destacamos:

Entidade detentora (ED)
Constitui o topo da hierarquia das entidades arquivísticas utilizadas como forma de gestão. As entidades detentoras tem a responsabilidade pela recolha, tratamento, preservação e divulgação dos documentos do Arquivo. São, portanto, instituições ou unidades administrativas que detêm a custódia da documentação do Arquivo.

Grupos de Arquivos (GA)
É conveniente, para efeitos de gestão, agrupar fundos afins, provenientes de administrações idênticas. Este agrupamento de fundos facilita a tarefa de gestão de arquivos.

Unidade de instalação (UI)
É a unidade básica de cotação e instalação de um FUNDO e das suas respetivas suas partes, por ex. livro, caixa, pasta.

Como conclusão NÃO irá encontrar fichas de catálogos de documentos individualizados organizados de acordo com critérios temáticos. 

Como encontrar informação neste Arquivo

Para encontrar informação neste Arquivo deverá efetuar uma pesquisa Toda a informação existente em instrumentos de pesquisa em suporte papel foi normalizada segundo as regras de descrição arquivística e é atualizada e enriquecida permanentemente na base de dados de descrição arquivística DigitArq, disponível na Internet, sob o título Pesquisa nesta secção. Para efetuar pesquisas não precisa de se registar. Basta tão só aceder à interface e inserir os dados que pretende usar para obter a informação.
Os resultados poderão ser mais pertinentes se tiver conhecimento dos fundos custodiados por este Arquivo e qual o seu âmbito cronológico, o que poderá obter consultando o Cadastro dos Fundos. Igualmente, uma leitura do Auxiliar de pesquisa pode ajudá-lo a tirar o melhor partido, principalmente, na opção de pesquisa avançada. Sempre que tiver qualquer dúvida não hesite em contactar o serviço de referência e leitura. Não estando presente no Arquivo, pode fazê-lo remotamente por qualquer meio disponível nos nossos contactos.

Não deixe de efetuar as suas pesquisas e de se registar como nosso utilizador, efetuar os seus pedidos e obter a resposta e os serviços pretendidos, preferencialmente, através da interface da Sala de Referência e Leitura Virtual.

Serviços e produtos de reprodução documental
Direção-Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas

Tabela de Preços

(Anexo I do Regulamento de Reprodução de Documentos - Despacho n.º 6852/2015, de 19 de junho)